1. Bien démarrer
easyPsy fonctionne dans le navigateur (easypsy.eu/app) et sur Android. Le même compte retrouve les mêmes données partout.
Les trois premiers gestes
- Complétez votre profil (Plus → Profil) : horaires de consultation, tarifs, numéro INAMI, lieux. L'agenda s'appuie sur vos horaires pour proposer les bons créneaux.
- Créez vos premières fiches dans l'onglet Personnes — ou importez votre fichier existant (Plus → Importer, formats Excel et CSV).
- Posez vos rendez-vous dans l'Agenda. Le suivi de convention se remplit ensuite tout seul, séance validée après séance validée.
Tout nouveau compte bénéficie de 30 jours d'essai avec toutes les fonctionnalités (formule Gold), sans carte bancaire. Au terme de l'essai, le compte passe en formule gratuite si aucun abonnement n'est souscrit — rien n'est perdu.
2. L'accueil
Le tableau de bord montre votre journée : rendez-vous du jour, tâches en attente (l'écran « À faire » recense les séances à valider, attestations à produire, mutuelles à renouveler), et les alertes importantes le cas échéant.
À la première connexion, une visite guidée présente l'application en cinq étapes. Vous pouvez la revoir à tout moment depuis Plus → Aide.
3. L'agenda
Créer un rendez-vous
Touchez un créneau libre (vues jour, semaine ou mois) : le formulaire s'ouvre avec la personne, le type de séance, le lieu et la durée. L'application propose d'office le premier créneau réellement disponible, en tenant compte de vos horaires, jours off et congés.
Le rendez-vous rapide
Pour une personne qui n'a pas encore de dossier, le bouton éclair crée un rendez-vous avec juste un nom (et, si vous le souhaitez, un téléphone ou un e-mail pour le rappel). La fiche complète pourra être créée plus tard — le rendez-vous s'y rattachera.
Les séries
L'option Répétition pose plusieurs séances d'un coup (chaque semaine, quinzaine…), en respectant vos disponibilités et le quota de la convention. L'aperçu montre exactement ce qui sera créé avant de valider. Modifier une séance d'une série propose d'appliquer le changement au reste de la série.
Sur chaque rendez-vous
- Le compteur de séances restantes de la convention, pour les personnes conventionnées.
- Les cases rappel e-mail / SMS (voir section 10).
- Le lieu — dont « Visio », qui génère un lien de séance en visioconférence (voir section 12).
4. Personnes & dossiers
Chaque fiche rassemble l'identité (NISS, mutualité, statut BIM, coordonnées), le réseau de convention, les notes de séance, les documents importés (courriers, prescriptions) et l'historique complet des rendez-vous.
- Les fiches archivées ne comptent pas dans le plafond de la formule gratuite et restent consultables à tout moment.
- L'import en lot (Plus → Importer) reprend un fichier Excel ou CSV existant, avec détection des doublons par NISS.
- L'écran Migration aide à reprendre un cabinet existant : encodage accéléré de l'historique de séances déjà prestées.
5. Notes de séance
Vos notes cliniques, séance par séance, avec dictée vocale. Elles restent chez vous : elles ne sont jamais transmises à qui que ce soit — ni au médecin traitant, ni à la mutuelle, ni à un tiers.
Si vous activez les fonctions IA (désactivées par défaut — section 13), une synthèse de suivi peut être proposée sur demande explicite, à partir de vos notes pseudonymisées.
6. Convention INAMI
easyPsy suit pour chaque personne conventionnée le réseau (adulte, enfant-adolescent…), la prescription éventuelle et le quota de séances, et vous montre en permanence où vous en êtes.
- La première séance est gratuite pour la personne (ticket modérateur à 0 €), conformément à la convention. L'application applique cette règle d'elle-même.
- Les moins de 24 ans ne paient pas de ticket modérateur — détecté automatiquement via le NISS.
- Le ticket modérateur standard et le statut BIM sont appliqués selon la fiche de la personne.
- L'onglet Suivi récapitule vos heures et séances INAMI de la période ; l'écran Convention détaille vos réseaux et leurs plafonds.
- Les personnes hors convention ont leurs propres prestations et tarifs, que vous définissez librement dans le Profil.
7. Validation des séances & attestations
Après chaque séance, validez-la : réalisée, reportée, non présentée (comptée ou non). C'est cette validation qui alimente les compteurs de convention, les attestations et l'encodage — une séance non validée n'existe pour aucun document.
Attestations mutuelles
Pour les remboursements complémentaires des mutualités belges (Solidaris, Mutualité chrétienne, etc.), l'application génère l'attestation au format de chaque mutualité, pré-remplie, en un clic. L'écran Mutuelles suit ce qui a été attesté et ce qui reste à faire.
8. Encodage MyCareNet
L'écran Encodage prépare, séance par séance, toutes les données à reporter dans MyCareNet : pseudocode INAMI, dates, montants. Chaque valeur se copie d'un clic, dans l'ordre où le portail les demande. L'écran « Aide MyCareNet » décrit pas à pas le cheminement dans le portail.
9. Factures, bilans & documents GOLD
- Factures patient — pratique exonérée (art. 44 du Code TVA) : factures sans TVA, numérotées, imprimables et exportables en Word.
- Bilan fonctionnel — le document structuré de la convention. Il reste chez vous : il n'est transmis à personne.
- Attestation de prise en charge (PEC) — générée et pré-remplie.
Vous restez responsable de la vérification des documents générés et de leur conformité aux exigences INAMI avant transmission.
10. Rappels automatiques GOLD
La veille du rendez-vous (délai réglable), la personne reçoit un rappel par e-mail, SMS ou WhatsApp — selon les cases cochées sur le rendez-vous et les coordonnées de la fiche.
La formulation discrète (Profil → Rappels) retire du message toute mention de la profession et du nom du praticien : rien de médical n'apparaît sur l'écran verrouillé du téléphone de la personne.
11. Réservation en ligne GOLD
Votre page publique sur easypsy.eu permet aux personnes de demander un rendez-vous dans vos créneaux réellement libres. Chaque demande vous est soumise pour validation : rien n'entre dans l'agenda sans votre accord.
Le QR code de votre page se partage sur une carte de visite ou en salle d'attente. Vos réglages de confidentialité déterminent ce que la page publique montre (téléphone, adresse…). Activation : Profil → Réservation en ligne.
12. Séances en visio GOLD
Choisissez le lieu « Visio » sur un rendez-vous : un lien de salle unique et non devinable est généré (Jitsi Meet — aucun compte ni installation, ni pour vous ni pour la personne).
- Le lien part automatiquement avec le rappel e-mail / SMS / WhatsApp.
- Le jour J, la carte du rendez-vous affiche « Rejoindre la visio ».
- La vidéo transite directement entre vous et la personne : easyPsy n'y a pas accès et n'enregistre rien.
13. Fonctions IA GOLD
Désactivées par défaut : les activer est votre choix (Profil → Sécurité & Confidentialité → Fonctions IA).
- Synthèse de suivi : proposée sur demande explicite à partir de vos notes ; vous la relisez, la modifiez ou la refusez — rien n'est enregistré sans votre validation.
- Scan de notes manuscrites et de vignettes de mutuelle : la photo devient du texte, fini la ressaisie.
Avant tout envoi, les noms et prénoms sont remplacés par des jetons neutres
sur votre appareil ; la table de correspondance ne le quitte jamais. Les données transmises ne servent pas à entraîner les modèles. Détails :
politique de confidentialité, section 5.
14. Statistiques, finances & simulation
- Statistiques : séances par mois, répartition conventionné / hors convention, taux de présence.
- Finances : honoraires, tickets modérateurs perçus, remboursements INAMI attendus.
- Simulation : projection de revenus selon vos hypothèses d'activité — utile pour calibrer votre part conventionnée ; la simulation d'absences mesure l'impact des congés.
15. Sauvegardes, exports & archive chiffrée
Vos données vous appartiennent. Les exports sont gratuits, illimités et disponibles dans toutes les formules, y compris sans abonnement :
- Sauvegarde intégrale (JSON) : tout le cabinet en un fichier, réimportable dans easyPsy.
- Dossier individuel : le dossier complet d'une personne (RGPD art. 20).
- Archive chiffrée GOLD : le dossier complet (année en cours ou intégral) chiffré en AES-256 avec un mot de passe de votre choix — pour la conservation hors ligne qu'impose la législation sur les soins de santé.
La conservation du dossier patient est une obligation légale du praticien, sur une durée bien supérieure à celle d'un abonnement logiciel. Exportez avant toute suppression de compte — après, il n'y a plus rien à exporter.
- Découverte (gratuite) : toute la gestion de cabinet, jusqu'à 10 personnes actives.
- Silver : sans limite de personnes.
- Gold : rappels, réservation en ligne, visio, factures et documents, IA, archive chiffrée.
Les tarifs en vigueur sont sur easypsy.eu (TVA comprise). Changement de formule : Profil → carte « Formule actuelle » → Voir les formules. Le paiement est géré par Stripe et l'activation est automatique en quelques minutes. Résiliable à tout moment ; à l'échéance, le compte repasse en Découverte — rien n'est supprimé, tout reste consultable et exportable.
17. Profil & réglages
Tout le paramétrage du cabinet : identité et numéros (INAMI, BCE), horaires et jours off, congés, lieux de consultation, tarifs conventionnés et hors convention, rappels, synchronisation Google Calendar, langue (français, néerlandais, anglais, allemand) et thème clair ou sombre.
18. Sécurité & confidentialité
- Données hébergées dans l'Union européenne (Irlande), chiffrées en transit et au repos, cloisonnées par cabinet au niveau de la base de données.
- Verrouillage local par code PIN ou biométrie, verrouillage automatique après inactivité.
- Les notes cliniques ne quittent jamais votre périmètre ; les fonctions IA sont optionnelles et pseudonymisées.
- Détails complets : politique de confidentialité et conditions d'utilisation.
19. Aide & contact
- Le bouton « ? » en haut des écrans explique la fonctionnalité en cours.
- Plus → Aide : les visites guidées (relançables) et le guide des fonctionnalités.
- Écrire au support (Plus → Aide → Nous contacter) : votre message arrive directement chez le responsable d'easyPsy, réponse par e-mail.
- Par e-mail : contact@easypsy.eu
