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easyPsy — gestion de cabinet pour psychologues conventionné·e·s INAMI · Mis à jour le 25 octobre 2026
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easyPsy — gestion de cabinet pour psychologues conventionné·e·s INAMI · Mis à jour le 25 octobre 2026
← easypsy.eu NederlandseasyPsy fonctionne dans le navigateur (easypsy.eu/app), sur Android (Google Play) et sur iPhone/iPad (App Store). Le même compte retrouve les mêmes données partout — sur iPhone et iPad, connectez-vous avec le compte créé sur le web.
Le tableau de bord montre votre journée : rendez-vous du jour, tâches en attente, et les alertes importantes le cas échéant. L'écran « À traiter » recense tout ce qui attend un geste de votre part : séances à valider, paiements en attente, rendez-vous pris en ligne à compléter, fiches à compléter, attestations à produire, mutuelles à renouveler, annulations récentes par un·e patient·e. Chaque tâche s'ouvre directement sur l'écran qui la résout. Pour noter une tâche à vous (rappeler une mutuelle, préparer un courrier…), touchez « ＋ Tâche » à côté de « À traiter » sur l'accueil : titre, date et, si vous voulez, les personnes concernées.
À la première connexion, une visite guidée présente l'application en cinq étapes. Vous pouvez la revoir à tout moment depuis Plus → Aide.
Une carte « Nouveau » annonce parfois une nouvelle fonctionnalité ; vous ne la voyez qu'une fois, « Compris » la ferme.
Touchez un créneau libre (vues jour, semaine ou mois) : le formulaire s'ouvre avec la personne, le type de séance, le lieu et la durée. L'application propose d'office le premier créneau réellement disponible, en tenant compte de vos horaires, jours off et congés.
Pour une personne qui n'a pas encore de dossier, le bouton éclair crée un rendez-vous avec le nom, le prénom, un téléphone et le lieu — le nécessaire pour le rappel et pour la suite du dossier. La durée proposée suit le lieu choisi (les mêmes durées que votre réservation en ligne), et le créneau se recalcule en conséquence.
L'option Répétition pose plusieurs séances d'un coup (chaque semaine, quinzaine…), en respectant vos disponibilités et le quota de la convention. L'aperçu montre exactement ce qui sera créé avant de valider. Modifier une séance d'une série propose d'appliquer le changement au reste de la série.
Une indisponibilité peut se répéter (chaque semaine, quinzaine ou mois) : supervision, intervision, réunion. Touchez-la dans l'agenda : pour ce jour seulement, « Modifier ce jour » change son horaire ou la déplace à une autre date, et « Débloquer » libère ce jour ; pour toute la série, « Modifier la série » ou « Supprimer la série ». Les autres dates ne bougent pas, et la réservation en ligne en tient compte.
Travailler exceptionnellement. Un jour off, une pause de midi, une indisponibilité (répétée ou non) ou un congé peut s'ouvrir sans toucher à la série : touchez le jour dans l'agenda puis « Travailler », et choisissez quelques heures, la journée ou plusieurs jours. Seul ce moment s'ouvre : le mercredi suivant reste off, le reste du congé reste un congé. Les heures ouvertes apparaissent en vert dans l'agenda et sont proposées à la réservation en ligne ; touchez le bloc vert pour les modifier ou annuler l'ouverture.
Après avoir avancé de plusieurs semaines ou mois, l'icône calendrier qui affiche le numéro du jour vous ramène à aujourd'hui.
Plus → Importer un agenda reprend vos rendez-vous à venir depuis un autre agenda, au format .ics :
Seuls les rendez-vous des 6 prochains mois sont proposés ; le passé, les journées entières et les événements annulés sont écartés — votre historique de séances reste celui encodé dans easyPsy. Les séries récurrentes sont développées, et les heures converties à l'heure belge.
Chaque rendez-vous est rapproché d'une fiche par le nom (« Marie Dupont », ou « Marie D. » si les noms sont abrégés). Vous vérifiez la liste : cocher ou décocher, choisir une autre fiche, ou créer la fiche d'un clic. Rien n'est enregistré avant votre confirmation. Les rendez-vous sont alors créés comme ceux que vous saisissez (au cabinet, code par défaut, rappels selon la fiche) ; un rendez-vous déjà présent n'est jamais importé deux fois. Ils ne sont pas renvoyés vers Google Agenda : ils en viennent déjà.
Menu « + » de l'agenda (ou « ＋ RDV » à l'accueil) → Séance de groupe. Deux cadres, selon votre profil :
Les participant·es sont des fiches : sélectionnez-les ou créez-les dans la foulée. Après la séance, l'écran Validation propose « Séances de groupe à valider » : présent·e / absent·e par personne — un·e absent·e ne consomme rien. Encodage et Attestations affichent ensuite une ligne par participant·e présent·e.
Deux prestations distinctes de la convention 1re ligne :
L'application signale une incohérence entre le code choisi et le rang de la séance (un code « 1re séance » sur une 13e séance, par exemple) et demande confirmation. Missions et codes administratifs apparaissent dans Convention INAMI et Encodage comme les séances.
Chaque fiche rassemble l'identité (NISS, mutualité, statut BIM, coordonnées), le réseau de convention, les notes de séance, les documents importés (courriers, prescriptions) et l'historique complet des rendez-vous.
La fiche s'ouvre sur trois onglets. Aperçu : prochains rendez-vous, consentements, coordonnées (toucher le numéro appelle, toucher l'adresse e-mail ouvre la messagerie ; les rappels de rendez-vous s'y activent d'un interrupteur) et contacts. Séances : l'historique de la personne, mois par mois, avec pour chaque séance son statut (validée, à valider, encodée, payée ou impayée, attestation remise) ; « Valider » ouvre la séance dans l'agenda, « Marquer payée » règle un impayé d'un geste. Notes : la synthèse de suivi, puis les notes de séance — un rappel signale la dernière séance restée sans note.
Chaque fiche a sa langue, français ou néerlandais : Aperçu → Coordonnées → « Langue des messages et documents ». Par défaut, c'est la langue du cabinet (celle de votre application) ; rien ne change pour vos fiches tant que vous ne choisissez pas. Les rappels de rendez-vous (SMS et e-mail, contact désigné compris), les messages de la liste d'attente et les e-mails d'attestation, de facture et de paiement par QR code partent dans cette langue.
Le formulaire de consentement (rappels SMS et e-mail ; la tenue informatisée du dossier y est exposée et couverte par la signature) doit être signé par chaque personne, dès l'encodage de sa fiche. Pour une personne conventionnée s'ajoutent le consentement du réseau et le formulaire d'échange d'informations avec le médecin. « À traiter » liste les signatures manquantes ; la notification s'ignore fiche par fiche.
Deux façons de les faire signer :
L'écran Consentements (Accueil → À traiter, ou Suivi) regroupe tout ce qui manque, la personne au rendez-vous le plus proche d'abord. Pour chaque document : « Signer sur la tablette », ou « Signé sur papier » — l'application propose alors de joindre la feuille signée (photo, galerie ou fichier sur téléphone ; un fichier sur ordinateur), qui rejoint les Documents de la fiche ; « Enregistrer sans le scan » reste possible. « Ne vient plus » ignore la notification pour cette personne.
Pendant la signature, l'app est verrouillée : plus d'onglets ni de retour, et seul votre code de verrouillage permet de revenir au dossier — après la signature, ou par « Annuler (code du psy) ». La première fois, si l'appareil n'a pas encore de code, l'app vous demande d'en créer un avant de tendre la tablette. Si l'app est rechargée ou relancée en pleine signature, elle rouvre sur le code, jamais sur le dossier. Pour empêcher aussi de quitter l'application, activez l'Accès guidé (iPad) ou l'Épinglage d'écran (Android).
Le PDF signé — avec votre signature du Profil et la mention « Signé sur tablette le … à … » — est rangé dans les Documents de la fiche, et le document passe de lui-même à « Signé le … ». Quand tout est signé, le bloc Consentements se replie en une ligne verte. Pour une personne mineure, l'écran propose les mêmes choix que le papier : les deux parents, un seul parent ou représentant légal, ou la personne mineure jugée apte. Le bilan fonctionnel se fait signer de la même façon, depuis son éditeur.
Logo du réseau — le consentement du réseau reprend le nom du réseau en texte. Si votre réseau vous a fourni son logo, ajoutez-le dans Profil → Cabinet et identité → Prestations INAMI, bouton Modifier (crayon) : il s'imprime au-dessus du titre, sur papier comme sur tablette. Le texte officiel INAMI, lui, ne change pas.
Vos notes cliniques, séance par séance, avec dictée vocale et recherche dans l'ensemble des notes. Elles restent chez vous : elles ne sont jamais transmises à qui que ce soit — ni au médecin traitant, ni à la mutuelle, ni à un tiers.
Une note ouverte sur deux appareils n'est jamais écrasée en silence : si elle a été modifiée ailleurs entre-temps, easyPsy vous propose de garder les deux versions. Et si l'enregistrement échoue, votre texte reste dans l'éditeur.
Changer l'ordre des notes : les flèches ↑ ↓ de chaque note la déplacent d'une place par clic. Si sa nouvelle place ne correspond plus à sa date, easyPsy propose de la redater (« Dater du … ») — rien ne change sans votre accord. Changer la date dans « Modifier » remet la note à sa place chronologique.
La synthèse de suivi se rédige de votre main, depuis l'onglet Notes de la fiche : easyPsy ne produit aucun texte clinique automatiquement, et vos notes ne sont envoyées à aucun service d'IA (section 15).
easyPsy suit pour chaque personne conventionnée le réseau (adulte, enfant-adolescent…), la prescription éventuelle et le quota de séances, et vous montre en permanence où vous en êtes.
Après chaque séance, validez-la : réalisée, reportée, non présentée (comptée ou non). C'est cette validation qui alimente les compteurs de convention, les attestations et l'encodage — une séance non validée n'existe pour aucun document.
L'écran Valider (depuis l'accueil ou Suivi) range les séances en attente par semaine, la plus ancienne d'abord. Chaque semaine a son bouton « Valider les séances de la semaine » : toutes ses séances complètes sont validées comme réalisées d'un geste, y compris celles des moins de 24 ans, dont le ticket modérateur est retiré automatiquement. Le RDV rapide (la fiche se crée d'abord) et la séance de groupe (les présences se cochent) se traitent à part. Une absence ou un report se règle en touchant la séance. Sur ordinateur, la liste et la séance ouverte sont côte à côte, et la séance suivante s'ouvre dès que vous en validez une.
Le principe : on n'enregistre que l'exception. À la validation, la séance est réputée payée — si la personne n'a pas réglé, décochez simplement « Payé par le·la patient·e ». La séance rejoint alors l'écran Impayés, avec le montant réellement dû (ticket modérateur pour les conventionné·e·s, tarif plein hors convention), et la tâche « Encaisser » apparaît à l'accueil.
La régularisation se fait en un geste : depuis l'écran Impayés, depuis le détail d'une séance, ou automatiquement quand la facture qui couvre ces séances est marquée payée. Le mode de paiement (espèces, virement, Payconiq…) est facultatif.
Pour les remboursements complémentaires des mutualités belges, l'application génère l'attestation au format de chaque mutualité, pré-remplie, en un clic. Formulaires disponibles : MC, Solidaris Wallonie, Solidaris Brabant, Mutualité Neutre, Partenamut — et, en néerlandais, CM, Helan, Solidaris Vlaanderen, Vlaams & Neutraal Ziekenfonds, Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen et Liberale Mutualiteit. Le formulaire suit le libellé de mutuelle choisi dans la fiche : pour un·e patient·e flamand·e, choisissez l'entrée néerlandophone (« CM (Christelijke Mutualiteit) », « Helan »…). L'écran Attestations montre une ligne par personne, la plus ancienne séance en attente d'abord ; ouverte, la personne propose « Imprimer l'attestation » et « Envoyer par e-mail » pour les séances pas encore attestées, et « Déjà remise » sur chaque séance attestée autrement. Si la mutuelle de la fiche n'est pas reconnue, choisissez le formulaire : « Retenir pour la fiche » l'inscrit sur la fiche.
La part de la personne — ticket modérateur en convention, honoraire hors convention — se note dans Valider la séance, étape 2 : Espèces, Virement, Payconiq ou Autre. Le choix est facultatif : une séance validée sans précision est réputée réglée. « Pas encore payé » la place dans Impayés, où « Encaissé » la règle plus tard.
Le QR code est désactivé par défaut. Pour le proposer : Profil → Cabinet et identité → Paiement par QR code, indiquez l'IBAN du cabinet (il est vérifié : sans IBAN valide, l'interrupteur ne s'allume pas) et, si besoin, le titulaire du compte — le nom que la personne verra dans l'app de sa banque. Puis activez « Proposer le paiement par QR code ».
Une fois activé, le QR apparaît : dans Valider la séance (« Afficher le QR de paiement »), dans Impayés (un QR pour le total dû par la personne), dans la fenêtre d'une séance passée de l'agenda et en tête de la fiche quand la personne a un impayé. Elle le scanne avec l'app de sa banque : montant, IBAN et communication structurée (+++…+++) sont déjà remplis. C'est un virement SEPA ordinaire, gratuit, sans intermédiaire : l'argent arrive directement sur votre compte, easyPsy n'y touche jamais.
« Payé par virement » note le paiement ; « Payé autrement » propose Espèces, Payconiq ou Autre. Depuis l'agenda, régler une séance ne la valide pas : validez-la ensuite comme d'habitude. « Par e-mail » envoie le même QR à l'adresse de la fiche, avec l'IBAN et la communication ; vous en recevez une copie. L'envoi n'est pas un paiement : la séance reste dans Impayés jusqu'à ce que vous notiez le règlement. Aucun reçu n'est produit.
La communication structurée est mémorisée sur la séance quand le QR est payé par virement ou envoyé par e-mail : Impayés l'affiche (« Virement attendu · +++…+++ ») et l'export comptable la reprend dans une colonne « Communication », pour retrouver le virement sur l'extrait bancaire. Si la séance est finalement réglée autrement (espèces, Payconiq, autre), la communication est effacée automatiquement.
Le QR ne s'affiche jamais à 0 €, pour une séance annulée, reportée ou un no-show non compté, ni pour une séance déjà réglée.
L'écran Encodage liste les séances à reporter sur le portail d’encodage integratedcare.be. Sur le portail, seul le NISS du·de la patient·e se saisit : l'application le copie pour vous — les montants sont déterminés par la nomenclature, vous n'avez pas à les saisir. La fiche « Encodage et portails » (Plus → Aide) résume tout et ouvre les deux portails. La vérification de la mutuelle et du statut BIM, facultative, se fait sur le portail MyCareNet.
Les prestations à encoder sont rangées par semaine, la plus ancienne d'abord, tous mois confondus. Chaque ligne a un bouton « Integrated Care » : il copie le NISS de la séance et ouvre le portail ; à votre retour dans l'application, elle vous demande « Séance encodée vers le réseau INAMI ? » — Oui : elle est marquée encodée ; Non, plus tard : elle reste à encoder ; Refusé par le portail : elle passe en tête de la liste, avec la mention en rouge, jusqu'à ce qu'elle soit encodée. Chaque ligne affiche aussi le NISS en clair — touchez-le pour le copier — et deux boutons, « Encodé » et « Refusé » : si vous encodez depuis une fenêtre d'Integrated Care déjà ouverte, répondez directement sur la ligne. Pour encoder plusieurs séances d'un coup, le bouton du haut « Integrated Care · N NISS » ouvre la liste de tous les NISS : touchez-en un pour le copier, cochez « Encodé » une fois la séance acceptée par le portail ; les séances cochées sont marquées encodées dès votre retour dans easyPsy. Sur ordinateur (Chrome, Edge, Firefox), cette liste s'ouvre dans une petite fenêtre qui reste au-dessus du portail. Ce qui a déjà été saisi se retrouve dans l'onglet « Encodées vers le réseau INAMI », d'où « Remettre à encoder » rattrape une erreur. L'étape d'encodage de « Valider la séance » a le même bouton vers le portail et pose la même question au retour ; la réponse est enregistrée avec le reste de la séance.
Chaque réseau vous paie séparément, par l'hôpital qui gère son argent : le versement du mois couvre ce qui a été encodé vers le réseau INAMI du 6 du mois précédent au 5 du mois inclus, quelle que soit la date de la séance. Une séance d'août encodée le 3 novembre est donc payée en novembre ; encodée le 6 novembre, en décembre. Le jour limite se règle dans Profil → Tarifs et prestations (le 5 par défaut), au cas où l'INAMI le changerait.
Encoder n'est pas encore être payé. Quand l'hôpital du réseau vous a versé l'argent, notez-le : « ＋ Versement du réseau », dans Convention INAMI ou dans Finances, avec le montant et la date. easyPsy affiche aussitôt ce qui était attendu (les prestations encodées vers le réseau INAMI sur la période) et l'écart, sans en deviner la cause. Une fois noté, le versement est figé : un refus marqué plus tard ne le modifie pas. À partir du 20, « À traiter » rappelle « Versement reçu du réseau … à enregistrer », une ligne par réseau.
La veille du rendez-vous (délai réglable), la personne reçoit un rappel par e-mail ou SMS — selon les cases cochées sur le rendez-vous et les coordonnées de la fiche.
Contacts. Sur la fiche, chaque contact (un parent, une institution…) peut aussi recevoir les rappels : interrupteur « Reçoit aussi les rappels de rendez-vous », avec l'accord de la personne ou de son représentant légal — la date de l'accord est gardée. La personne elle-même peut être exclue des rappels (un jeune enfant, par exemple) : seuls ses contacts les reçoivent alors. Le rappel envoyé à un contact parle du rendez-vous « de Léa » ; le SMS discret reste neutre. Le rendez-vous indique « Rappel aussi envoyé à : … », et la carte du contact affiche les canaux réellement utilisables.
La formulation discrète (Profil → Agenda → Rappels) retire du message toute mention de la profession et du nom du·de la praticien·ne : rien de médical n'apparaît sur l'écran verrouillé du téléphone de la personne.
Pour une séance de groupe, chaque participant·e reçoit son propre rappel ; le SMS discret ne mentionne ni le groupe ni le programme, et le « Message aux participant·es » (par défaut dans Profil → Agenda → Rappels, modifiable par séance) ajoute vos consignes pratiques à l'e-mail.
Quota de SMS. Les formules Silver et Gold incluent 30 et 100 SMS par mois (un rappel discret compte 1 SMS, un rappel détaillé 2). Le compteur du mois et les SMS achetés se suivent dans Profil → Mon abonnement, où l'on peut aussi acheter des packs (web et Android), valables 24 mois. Quota et SMS achetés épuisés : le rappel part par e-mail si la personne a une adresse ; sinon il n'est pas envoyé, et l'agenda le signale.
Vérifier à l'avance. Un rappel ne part que si le canal est coché et que la fiche a la coordonnée correspondante : une adresse e-mail pour l'e-mail, un numéro de mobile pour le SMS (un fixe ne suffit pas ; un GSM belge tapé sans le 0 est reconnu). Dans l'agenda et sur l'accueil, une cloche barrée signale chaque séance à venir pour laquelle rien ne partira ; en ouvrant la séance, le motif s'affiche (aucun canal coché, fiche sans e-mail, sans mobile…) et vous pouvez compléter la fiche ou cocher un canal. À la création d'un rendez-vous, une case correspondant à une coordonnée absente se décoche d'elle-même.
Suivi → Liste d'attente. Elle est réservée aux personnes déjà suivies : « Inscrire » propose vos fiches existantes, jamais une nouvelle personne. Pour chacune, indiquez les jours, le moment (matin, après-midi, soir) et le lieu souhaités (rien de coché = indifférent), le canal (SMS ou e-mail) et, si besoin, une note pratique — rien de clinique, elle est visible dans la liste.
Un rendez-vous à venir est annulé, reporté ou supprimé, et personne n'a repris sa place : si des personnes en attente y correspondent, « À traiter » affiche « Créneau libéré jeu. 23/10 à 14:00 ». Rien ne part tout seul : vous choisissez qui prévenir. La fenêtre « Qui prévenir ? » montre d'abord les personnes qui correspondent à toutes leurs préférences, puis celles à qui il manque une seule préférence (« l'après-midi n'était pas souhaité »), et compte les autres. La première est cochée d'office ; vous pouvez en cocher plusieurs. « Garder le créneau libre » fait disparaître la tâche sans rien envoyer.
La personne reçoit un message discret — ni « séance », ni « psychologue » — avec un lien court (easypsy.eu/c/…). La première qui touche « Je prends ce créneau » obtient le rendez-vous : il entre dans votre agenda comme une réservation en ligne (type de séance à compléter après la séance, rappel programmé si la fiche en veut), elle sort de la liste et vous êtes prévenu·e sur votre téléphone. Les autres personnes prévenues voient « Déjà pris » et restent sur la liste. Un SMS est décompté de votre quota du mois.
Une inscription dure 60 jours. Sept jours avant la fin, la personne reçoit « Toujours intéressé·e ? » : un clic la garde 60 jours de plus ; sans réponse, elle est retirée automatiquement (sa fiche n'est pas touchée). La liste signale en orange les inscriptions de la dernière semaine. Le menu « ⋯ » d'une inscription permet de la prolonger, de modifier ses préférences, de changer l'ordre ou de la retirer ; « Proposer un créneau » ouvre directement un nouveau rendez-vous pour elle.
Avec l'interrupteur « Inscription depuis votre page publique » (dans l'écran Liste d'attente), votre page sur easypsy.eu affiche « Déjà suivi·e ? Liste d'attente ». La personne donne son nom et l'e-mail ou le GSM connu du cabinet : elle n'est inscrite que s'ils correspondent à une fiche active. La page répond toujours la même chose — elle ne révèle jamais qui vous suivez.
Votre page publique sur easypsy.eu permet aux personnes de demander un rendez-vous dans vos créneaux réellement libres. Chaque demande vous est soumise pour validation : rien n'entre dans l'agenda sans votre accord.
Chaque lieu que vous proposez (cabinet, visio, domicile) peut avoir sa propre durée de séance : la personne choisit le lieu, et le calendrier ne montre que des créneaux compatibles avec vos disponibilités réelles.
La personne peut aussi annuler elle-même son rendez-vous depuis son e-mail de confirmation, jusqu'au délai que vous fixez (48 h par défaut). La séance est marquée annulée, le créneau se libère dans votre agenda, votre agenda Google est mis à jour et vous êtes prévenu·e — l'écran « À traiter » récapitule les annulations récentes.
Le QR code de votre page se partage sur une carte de visite ou en salle d'attente. Vos réglages de confidentialité déterminent ce que la page publique montre (téléphone, adresse…). Activation : Profil → Page publique et réservation → Réservation en ligne.
Choisissez le lieu « Visio » sur un rendez-vous : un lien de salle unique et non devinable est généré (Jitsi Meet — aucun compte ni installation, ni pour vous ni pour la personne).
Désactivées par défaut : les activer est votre choix (Profil → Compte et sécurité → Sécurité & Confidentialité → Fonctions IA).
Elles se limitent à lire une photo : notes manuscrites, fiche patient·e papier, vignette ou carte de mutuelle. La photo devient du texte, que vous relisez et corrigez avant enregistrement.
Réunies sous l'entrée Activité (menu Plus), en deux volets qui partagent la même période :
Mes heures de convention (menu Plus, entrée à part) : où vous en êtes de vos heures (une barre avec les repères 60 % et 80 %), puis ce qu'il reste à prester pour chaque objectif, par semaine, en tenant compte de vos congés du Profil et des absences que vous y ajoutez pour simuler leur effet.
Vos données vous appartiennent. Les exports sont gratuits, illimités et disponibles dans toutes les formules, y compris sans abonnement :
Les tarifs en vigueur sont sur easypsy.eu (TVA comprise). Changement de formule : Profil → carte « Formule actuelle » → Voir les formules. Le paiement est géré par Stripe et l'activation est automatique en quelques minutes. Résiliable à tout moment ; à l'échéance, le compte repasse en Découverte — rien n'est supprimé, tout reste consultable et exportable.
Mon profil s'ouvre sur votre formule et cinq entrées, chacune avec un résumé de ses réglages :
La pastille « À compléter » sur « Cabinet et identité » signale ce qui manque encore pour des attestations complètes : numéro INAMI, adresse ou signature.