Guide utilisateur

1. Bien démarrer

easyPsy fonctionne dans le navigateur (easypsy.eu/app), sur Android (Google Play) et sur iPhone/iPad (App Store). Le même compte retrouve les mêmes données partout — sur iPhone et iPad, connectez-vous avec le compte créé sur le web.

Les trois premiers gestes

• Complétez votre profil (Plus → Profil) : horaires de consultation, tarifs, numéro INAMI, lieux. L'agenda s'appuie sur vos horaires pour proposer les bons créneaux.
• Créez vos premières fiches dans l'onglet Personnes — ou importez votre fichier existant (Plus → Importer, formats Excel et CSV).
• Posez vos rendez-vous dans l'Agenda. Le suivi de convention se remplit ensuite tout seul, séance validée après séance validée.

2. L'accueil

Le tableau de bord montre votre journée : rendez-vous du jour, tâches en attente, et les alertes importantes le cas échéant. L'écran « À faire » recense tout ce qui attend un geste de votre part : séances à valider, paiements en attente, rendez-vous pris en ligne à compléter, fiches à compléter, attestations à produire, mutuelles à renouveler, annulations récentes par un·e patient·e. Chaque tâche s'ouvre directement sur l'écran qui la résout.

À la première connexion, une visite guidée présente l'application en cinq étapes. Vous pouvez la revoir à tout moment depuis Plus → Aide.

3. L'agenda

Créer un rendez-vous

Touchez un créneau libre (vues jour, semaine ou mois) : le formulaire s'ouvre avec la personne, le type de séance, le lieu et la durée. L'application propose d'office le premier créneau réellement disponible, en tenant compte de vos horaires, jours off et congés.

Le rendez-vous rapide

Pour une personne qui n'a pas encore de dossier, le bouton éclair crée un rendez-vous avec le nom, le prénom, un téléphone et le lieu — le nécessaire pour le rappel et pour la suite du dossier. La durée proposée suit le lieu choisi (les mêmes durées que votre réservation en ligne), et le créneau se recalcule en conséquence.

• Si la personne semble déjà connue (même nom ou même numéro), l'application le signale et propose « Utiliser sa fiche » — pas de doublon.
• La fiche complète est proposée au moment de valider la séance ; tant que le NISS manque, la tâche « Compléter la fiche » le rappelle depuis l'accueil.

Les séries

L'option Répétition pose plusieurs séances d'un coup (chaque semaine, quinzaine…), en respectant vos disponibilités et le quota de la convention. L'aperçu montre exactement ce qui sera créé avant de valider. Modifier une séance d'une série propose d'appliquer le changement au reste de la série.

Sur chaque rendez-vous

• Le compteur de séances restantes de la convention, pour les personnes conventionnées.
• Les cases rappel e-mail / SMS (voir section 10).
• Le lieu — dont « Visio », qui génère un lien de séance en visioconférence (voir section 12).

Séances de groupe

Menu « + » de l'agenda (ou « Nouveau RDV » à l'accueil) → Séance de groupe. Deux cadres, selon votre profil :

• 1re ligne INAMI (psychologues conventionné·es) : minimum 4 participant·es, 120 minutes, co-animation obligatoire — le code du 2e prestataire est proposé selon son profil (psychologue, médecin, autre). Quote-part de 2,50 € par participant·e, 0 € avant 24 ans ; chaque participant·e est attesté·e à son propre NISS.
• Hors convention : ajoutez d'abord une prestation dans Profil → Hors convention → « Séances de groupe hors convention » (prix par participant·e).

Les participant·es sont des fiches : sélectionnez-les ou créez-les dans la foulée. Après la séance, l'écran Validation propose « Séances de groupe à valider » : présent·e / absent·e par personne — un·e absent·e ne consomme rien. Encodage et Attestations mutuelles affichent ensuite une ligne par participant·e présent·e.

• Sur la fiche du rendez-vous : Participants ajuste la liste avant validation ; Séance suivante du programme recrée la séance une semaine plus tard avec les mêmes présent·es. Nommez vos séances « Programme — 3/8 » : le numéro s'incrémente tout seul.
• Sur la fiche patient, la carte Séances de groupe compte les séances suivies par programme (3 / 8), les absences et la prochaine.
• Rappels : un rappel par participant·e, e-mail ou SMS selon ses préférences. Le SMS discret ne mentionne ni le groupe ni le programme. Le champ « Message aux participant·es » (défaut dans Profil → Rappels) ajoute vos consignes pratiques à l'e-mail.

Missions de soutien & codes administratifs

Deux prestations distinctes de la convention 1re ligne :

• Mission de soutien (psychologues désigné·es par leur réseau) : prestée envers un acteur de première ligne, à l'heure, sans patient·e. Activez « désigné·e pour les missions » et vos heures convenues dans Profil → Conventions ; l'entrée Nouvelle mission apparaît alors dans le menu « + » et à l'accueil, et le Profil affiche le compteur d'heures du mois.
• Codes administratifs (concertation, trajet de soins, co-consultation…) : attestés au NISS d'un·e patient·e et comptés dans sa période de 12 mois. Dans le rendez-vous, mode Soutien → choisissez le code. La concertation se compte par tranche de 15 minutes ; le trajet est un forfait sans heure ni durée, posé à la dernière séance.

L'application signale une incohérence entre le code choisi et le rang de la séance (un code « 1re séance » sur une 13e séance, par exemple) et demande confirmation. Missions et codes administratifs apparaissent dans le Suivi INAMI et l'Encodage comme les séances.

4. Personnes & dossiers

Chaque fiche rassemble l'identité (NISS, mutualité, statut BIM, coordonnées), le réseau de convention, les notes de séance, les documents importés (courriers, prescriptions) et l'historique complet des rendez-vous.

• La carte Séances de groupe compte, par programme, les séances suivies (3 / 8), les absences et la prochaine séance — dérivé de l'agenda, sans saisie.
• Les fiches archivées ne comptent pas dans le plafond de la formule gratuite et restent consultables à tout moment.
• L'import en lot (Plus → Importer) reprend un fichier Excel ou CSV existant, avec détection des doublons par NISS.
• L'écran Migration aide à reprendre un cabinet existant : encodage accéléré de l'historique de séances déjà prestées.

5. Notes de séance

Vos notes cliniques, séance par séance, avec dictée vocale et recherche dans l'ensemble des notes. Elles restent chez vous : elles ne sont jamais transmises à qui que ce soit — ni au médecin traitant, ni à la mutuelle, ni à un tiers.

La synthèse de suivi se rédige de votre main, depuis l'onglet Suivi du dossier : easyPsy ne produit aucun texte clinique automatiquement, et vos notes ne sont envoyées à aucun service d'IA (section 13).

6. Convention INAMI

easyPsy suit pour chaque personne conventionnée le réseau (adulte, enfant-adolescent…), la prescription éventuelle et le quota de séances, et vous montre en permanence où vous en êtes.

• La première séance de chaque fonction est gratuite pour la personne (ticket modérateur à 0 €), conformément à la convention. L'application applique cette règle d'elle-même dès qu'un code « 1ère séance » est utilisé.
• Les moins de 24 ans ne paient pas de ticket modérateur — détecté automatiquement via le NISS.
• Le ticket modérateur standard et le statut BIM sont appliqués selon la fiche de la personne.
• La période de convention démarre à la première séance et dure 12 mois exactement. Une séance posée après l'échéance ouvre d'elle-même une nouvelle période, dont elle est la 1ère : compteur et bilan repartent de zéro, et le rendez-vous l'annonce.
• Un code de prestation qui ne colle pas au compte de la personne — traitement psychologique alors que le soutien n'est pas épuisé, soutien au-delà des 8 séances, « première séance » au mauvais rang, traitement sans bilan fonctionnel — est signalé avant l'enregistrement, avec les chiffres. Vous gardez le dernier mot.
• L'onglet Suivi récapitule vos heures et séances INAMI de la période ; l'écran Convention détaille vos réseaux et leurs plafonds.
• Les personnes hors convention ont leurs propres prestations et tarifs, que vous définissez librement dans le Profil.

7. Validation des séances & attestations

Après chaque séance, validez-la : réalisée, reportée, non présentée (comptée ou non). C'est cette validation qui alimente les compteurs de convention, les attestations et l'encodage — une séance non validée n'existe pour aucun document.

Suivi des paiements

Le principe : on n'enregistre que l'exception. À la validation, la séance est réputée payée — si la personne n'a pas réglé, décochez simplement « Payé par le·la patient·e ». La séance rejoint alors l'écran Impayés, avec le montant réellement dû (ticket modérateur pour les conventionné·e·s, tarif plein hors convention), et la tâche « Encaisser » apparaît à l'accueil.

La régularisation se fait en un geste : depuis l'écran Impayés, depuis le détail d'une séance, ou automatiquement quand la facture qui couvre ces séances est marquée payée. Le mode de paiement (espèces, virement, Payconiq…) est facultatif.

Attestations mutuelles

Pour les remboursements complémentaires des mutualités belges, l'application génère l'attestation au format de chaque mutualité, pré-remplie, en un clic. Formulaires disponibles : MC, Solidaris Wallonie, Solidaris Brabant, Mutualité Neutre, Partenamut — et, en néerlandais, CM, Helan, Solidaris Vlaanderen, Vlaams & Neutraal Ziekenfonds, Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen et Liberale Mutualiteit. Le formulaire suit le libellé de mutuelle choisi dans la fiche : pour un·e patient·e flamand·e, choisissez l'entrée néerlandophone (« CM (Christelijke Mutualiteit) », « Helan »…). L'écran Mutuelles suit ce qui a été attesté et ce qui reste à faire.

8. Encodage des prestations INAMI

L'écran Encodage prépare, séance par séance, toutes les données à reporter sur le portail d’encodage integratedcare.be : NISS du·de la patient·e, pseudocode INAMI, dates. Chaque valeur se copie d'un clic, dans l'ordre où le portail les demande — les montants sont déterminés par la nomenclature, vous n'avez pas à les saisir. L'écran « Aide MyCareNet » décrit pas à pas le cheminement (la consultation d’assurabilité, elle, reste sur le portail MyCareNet).

9. Factures, bilans & documents GOLD

• Factures patient — pratique exonérée (art. 44 du Code TVA) : factures sans TVA, numérotées, imprimables et exportables en Word.
• Bilan fonctionnel — le document structuré de la convention. Il reste chez vous : il n'est transmis à personne.
• Attestation de prise en charge (PEC) — générée et pré-remplie.

10. Rappels automatiques GOLD

La veille du rendez-vous (délai réglable), la personne reçoit un rappel par e-mail, SMS ou WhatsApp — selon les cases cochées sur le rendez-vous et les coordonnées de la fiche.

La formulation discrète (Profil → Rappels) retire du message toute mention de la profession et du nom du·de la praticien·ne : rien de médical n'apparaît sur l'écran verrouillé du téléphone de la personne.

Pour une séance de groupe, chaque participant·e reçoit son propre rappel ; le SMS discret ne mentionne ni le groupe ni le programme, et le « Message aux participant·es » (par défaut dans Profil → Rappels, modifiable par séance) ajoute vos consignes pratiques à l'e-mail.

Vérifier à l'avance. Un rappel ne part que si le canal est coché et que la fiche a la coordonnée correspondante : une adresse e-mail pour l'e-mail, un numéro de mobile pour le SMS (un fixe ne suffit pas). Dans l'agenda et sur l'accueil, une cloche barrée signale chaque séance à venir pour laquelle rien ne partira ; en ouvrant la séance, le motif s'affiche (aucun canal coché, fiche sans e-mail, sans mobile…) et vous pouvez compléter la fiche ou cocher un canal. À la création d'un rendez-vous, une case correspondant à une coordonnée absente se décoche d'elle-même.

11. Réservation en ligne GOLD

Votre page publique sur easypsy.eu permet aux personnes de demander un rendez-vous dans vos créneaux réellement libres. Chaque demande vous est soumise pour validation : rien n'entre dans l'agenda sans votre accord.

Chaque lieu que vous proposez (cabinet, visio, domicile) peut avoir sa propre durée de séance : la personne choisit le lieu, et le calendrier ne montre que des créneaux compatibles avec vos disponibilités réelles.

La personne peut aussi annuler elle-même son rendez-vous depuis son e-mail de confirmation, jusqu'au délai que vous fixez (48 h par défaut). La séance est marquée annulée, le créneau se libère dans votre agenda, votre agenda Google est mis à jour et vous êtes prévenu·e — l'écran « À faire » récapitule les annulations récentes.

Le QR code de votre page se partage sur une carte de visite ou en salle d'attente. Vos réglages de confidentialité déterminent ce que la page publique montre (téléphone, adresse…). Activation : Profil → Réservation en ligne.

12. Séances en visio GOLD

Choisissez le lieu « Visio » sur un rendez-vous : un lien de salle unique et non devinable est généré (Jitsi Meet — aucun compte ni installation, ni pour vous ni pour la personne).

• Le lien part automatiquement avec le rappel e-mail / SMS / WhatsApp.
• Le jour J, la carte du rendez-vous affiche « Rejoindre la visio ».
• La vidéo transite directement entre vous et la personne : easyPsy n'y a pas accès et n'enregistre rien.

13. Fonctions IA GOLD

Désactivées par défaut : les activer est votre choix (Profil → Sécurité & Confidentialité → Fonctions IA).

Elles se limitent à lire une photo : notes manuscrites, fiche patient·e papier, vignette ou carte de mutuelle. La photo devient du texte, que vous relisez et corrigez avant enregistrement.

14. Statistiques, finances & simulation

Réunies sous l'entrée Activité (menu Plus), en deux volets qui partagent la même période :

• Statistiques : séances par mois, répartition convention / hors convention, taux de présence.
• Finances : honoraires, tickets modérateurs perçus, remboursements INAMI attendus — et le suivi des impayés (section 7).
• Simulation : projection de revenus selon vos hypothèses d'activité — utile pour calibrer votre part conventionnée ; la simulation d'absences mesure l'impact des congés.

15. Sauvegardes, exports & archive chiffrée

Vos données vous appartiennent. Les exports sont gratuits, illimités et disponibles dans toutes les formules, y compris sans abonnement :

• Sauvegarde intégrale (JSON) : tout le cabinet en un fichier, réimportable dans easyPsy.
• Dossier individuel : le dossier complet d'une personne (RGPD art. 20).
• Archive chiffrée GOLD : le dossier complet (année en cours ou intégral) chiffré en AES-256 avec un mot de passe de votre choix, intégrité vérifiée (toute altération du fichier est détectée au déchiffrement). L'archive se restaure depuis l'application et reste déchiffrable sans easyPsy — la procédure est documentée dans le fichier lui-même. Pour la conservation hors ligne qu'impose la législation sur les soins de santé.

16. Formules & abonnement

• Découverte (gratuite) : toute la gestion de cabinet, jusqu'à 10 personnes actives.
• Silver : tout Découverte, sans limite de personnes — agenda, dossiers, notes et dictée vocale, suivi complet de la convention INAMI, statistiques et exports.
• Gold : rappels, réservation en ligne, visio, factures et documents, IA, archive chiffrée.

Les tarifs en vigueur sont sur easypsy.eu (TVA comprise). Changement de formule : Profil → carte « Formule actuelle » → Voir les formules. Le paiement est géré par Stripe et l'activation est automatique en quelques minutes. Résiliable à tout moment ; à l'échéance, le compte repasse en Découverte — rien n'est supprimé, tout reste consultable et exportable.

17. Profil & réglages

Tout le paramétrage du cabinet : identité et numéros (INAMI, BCE), horaires et jours off, congés, lieux de consultation, tarifs conventionnés et hors convention, rappels, synchronisation Google Calendar, langue (français, néerlandais, anglais, allemand) et thème clair ou sombre.

18. Sécurité & confidentialité

• Données hébergées dans l'Union européenne (Irlande), chiffrées en transit et au repos, cloisonnées par cabinet au niveau de la base de données.
• Verrouillage local par code PIN ou biométrie, verrouillage automatique après inactivité — il protège l'app déjà ouverte sur l'appareil.
• Double authentification (Profil → Sécurité) : à chaque connexion, un code à 6 chiffres d'une application d'authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy…) s'ajoute au mot de passe. Optionnelle et vivement recommandée : même avec votre mot de passe, personne n'ouvre votre cabinet depuis un autre appareil. Conservez la clé affichée à l'activation, elle sert à reconfigurer l'application en cas de changement de téléphone.
• Les notes cliniques ne quittent jamais votre périmètre : les fonctions IA sont optionnelles et se limitent à lire une photo que vous choisissez.
• Détails complets : politique de confidentialité et conditions d'utilisation.

19. Aide & contact

• Le bouton « ? » en haut des écrans explique la fonctionnalité en cours.
• Plus → Aide : les visites guidées (relançables) et le guide des fonctionnalités.
• Écrire au support (Plus → Aide → Nous contacter) : votre message arrive directement chez le responsable d'easyPsy, réponse par e-mail.
• Par e-mail : contact@easypsy.eu