Politique de confidentialité

1. Qui fait quoi : deux rôles distincts

easyPsy est un logiciel de gestion de cabinet édité par Digital Mind Scomm. (BCE BE 1015.491.416), Soignies, Belgique. Contact : contact@easypsy.eu.

Le RGPD distingue le responsable du traitement, qui décide pourquoi et comment des données sont traitées, du sous-traitant, qui les traite pour le compte du premier. Dans easyPsy, ces deux rôles coexistent :

Données concernées	Responsable du traitement	Rôle d'easyPsy
Compte du·de la psychologue : identité, email, numéro INAMI, paramètres, facturation du service	Digital Mind Scomm.	Responsable
Données des patient·e·s : identité, dossier, notes de séance, rendez-vous, attestations	Le·la psychologue utilisateur·rice	Sous-traitant

Ce que cela implique concrètement. Les dossiers patients appartiennent au·à la psychologue, qui en détermine seul·e l'usage. Digital Mind Scomm. n'y accède pas, ne les exploite pas et ne les consulte pas, sauf demande explicite de support ou obligation légale. Un·e patient·e qui souhaite exercer ses droits s'adresse à son·sa psychologue, et non à easyPsy.

Un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD est conclu avec chaque psychologue utilisant le service. Il précise les instructions, les mesures de sécurité, le sort des données en fin de contrat et la liste des sous-traitants ultérieurs.

2. Données traitées

Compte du·de la psychologue

Identité et coordonnées : nom, prénom, email, téléphone, adresse du cabinet
Données professionnelles : numéro INAMI, conventions, tarifs, disponibilités
Données techniques : journaux de connexion, identifiant d'appareil pour les notifications

Données des patient·e·s, saisies par le·la psychologue

Identité : nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national (NISS), coordonnées
Données de santé : notes de séance, synthèses de suivi, bilans fonctionnels
Rendez-vous, présences, et données de facturation liées aux attestations INAMI

3. Finalités

Gestion du cabinet : agenda, dossiers, suivi des conventions
Génération des attestations et documents INAMI
Envoi de rappels de rendez-vous aux patient·e·s (SMS, WhatsApp, email), au choix du·de la psychologue
Organisation de séances en visioconférence : génération d'un lien de salle unique par rendez-vous, à l'initiative du·de la psychologue (voir section 8)
Gestion des abonnements au service et de leur paiement
Synchronisation facultative avec Google Calendar, activée explicitement (voir section 6)
Lecture par intelligence artificielle d'un document photographié (reconnaissance de texte), facultative (voir section 5)
Sécurité du service et prévention des abus

4. Bases légales

Pour les données du compte psychologue : l'exécution du contrat de service (art. 6.1.b RGPD).

Pour les données des patient·e·s, la base légale relève du·de la psychologue en sa qualité de responsable du traitement. Elle repose en principe sur l'article 9.2.h du RGPD — traitement nécessaire aux fins de la médecine préventive, du diagnostic et de la prise en charge, réalisé par un·e professionnel·le soumis·e au secret professionnel — combiné aux obligations découlant de la convention INAMI.

5. Recours à l'intelligence artificielle

easyPsy propose une seule fonction assistée par le modèle Claude d'Anthropic : la lecture d'un document photographié — reconnaissance du texte d'une note manuscrite, d'une fiche patient·e ou d'une vignette de mutuelle, pour éviter une ressaisie manuelle.

Aucune rédaction clinique automatique. Depuis le 10 août 2026, easyPsy ne génère plus de synthèse de suivi ni de bilan fonctionnel : ces textes sont rédigés par le·la psychologue. En conséquence, les notes de séance ne sont transmises à aucun service d'intelligence artificielle — elles ne quittent l'appareil que pour être enregistrées dans la base de données du cabinet.

La lecture de documents implique la transmission de l'image photographiée à Anthropic, agissant comme sous-traitant ultérieur. Elle est encadrée comme suit :

Seule l'image du document à lire est transmise, et rien d'autre : ni le dossier du·de la patient·e, ni les notes de séance, ni l'historique du suivi.
L'image n'est pas conservée par easyPsy après la transcription ; le texte reconnu est affiché au·à la psychologue, qui le corrige et décide de l'enregistrer.
Les données transmises via l'API ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'Anthropic. Cette garantie découle des conditions commerciales applicables et ne dépend d'aucun réglage.
Anthropic applique une conservation limitée dans le temps, aux seules fins de détection des usages abusifs, selon sa politique de conservation des données pour les clients commerciaux : politique de conservation de l'API Claude.
L'appel est déclenché par une action explicite du·de la psychologue — prendre ou choisir une photo —, jamais automatiquement en arrière-plan.

L'IA est un choix : un interrupteur dans le profil (Profil → Sécurité & Confidentialité → Fonctions IA) désactive entièrement cette fonction. Le reste de l'application fonctionne indépendamment.

6. Synchronisation Google Calendar

Le·la psychologue peut relier son agenda easyPsy à son propre Google Calendar. Cette synchronisation est facultative, désactivée par défaut, et ne s'active qu'après une autorisation Google explicite. Elle est révocable à tout moment depuis le profil, ce qui supprime les jetons d'accès et met fin à l'autorisation côté Google.

Ce qu'easyPsy demande — et ce qu'il ne demande pas

Une seule autorisation est demandée : https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, la gestion des événements d'agenda. easyPsy ne demande ni Gmail, ni Drive, ni les contacts, ni Google Photos, ni le profil Google.

La synchronisation ne va que dans un sens

easyPsy écrit dans l'agenda Google — création, modification et suppression des événements correspondant aux rendez-vous — et n'en lit jamais le contenu : aucun événement, aucune liste d'agendas, aucune disponibilité n'est importée dans l'application. Les seules valeurs reçues de Google et conservées sont l'identifiant technique de l'événement créé, nécessaire pour le mettre à jour ou le supprimer ensuite, et les jetons d'accès, chiffrés (AES-256-GCM) avant enregistrement et jamais transmis à l'application.

Ce que contient l'événement

Titre : les initiales du·de la patient·e et le numéro de séance — jamais le nom complet.
Lieu : les coordonnées du cabinet, c'est-à-dire celles du·de la psychologue et non celles du·de la patient·e.
Description : le réseau, le code INAMI de la prestation et les notes du rendez-vous saisies par le·la psychologue.
Le·la patient·e n'est jamais invité·e à l'événement : ni son adresse e-mail ni son numéro de téléphone ne sont transmis à Google.

Le titre est ainsi pseudonymisé au sens de l'article 4.5 du RGPD. La description, elle, peut contenir des éléments identifiants si le·la psychologue en a saisi dans les notes du rendez-vous : c'est la raison pour laquelle cette synchronisation reste un choix, et non un réglage par défaut.

Aucune donnée Google ne parvient à un système d'intelligence artificielle. Les deux seules fonctions d'IA d'easyPsy (section 5) n'acceptent en entrée qu'une image photographiée par le·la psychologue. Comme rien n'est lu depuis Google Calendar, aucune donnée issue d'une API Google — brute, agrégée ou dérivée — n'est transmise à un modèle d'intelligence artificielle, ni utilisée pour en créer, en entraîner ou en améliorer un. Cette séparation est vérifiée automatiquement avant chaque mise en production.

Limited Use — déclaration

easyPsy's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data is never used, transferred or sold to create, train or improve foundational or generalized machine learning or artificial intelligence models.

7. Hébergement et sécurité

Les données sont hébergées par Supabase sur une infrastructure située en Irlande (région AWS eu-west-1), au sein de l'Union européenne.

Mesures techniques en place :

Chiffrement en transit (TLS) et au repos
Cloisonnement des données par cabinet au niveau de la base (Row Level Security)
Authentification par mot de passe avec exigences de robustesse, double authentification optionnelle (code à usage unique généré par une application d'authentification, activable par chaque psychologue), verrouillage local par code PIN ou biométrie sur l'appareil
Sessions à durée limitée, avec verrouillage après inactivité et déconnexion après inactivité prolongée
Export d'archive chiffrée (AES-256, mot de passe choisi par le·la psychologue) pour la conservation hors ligne des dossiers
Journalisation des accès et détection des jetons compromis
En-têtes de sécurité et limitation de débit sur les points d'entrée publics

8. Sous-traitants ultérieurs

Aucune donnée n'est vendue, louée, ni cédée à des fins commerciales ou publicitaires. Les prestataires suivants interviennent pour le fonctionnement du service :

Prestataire	Rôle	Données concernées	Localisation
Supabase	Hébergement, base de données, authentification	Toutes	Irlande (UE)
Anthropic	Lecture de documents photographiés (section 5)	Image du document à transcrire (note manuscrite, fiche, vignette de mutuelle)	États-Unis
Twilio	Rappels par SMS et WhatsApp	Prénom, téléphone, date et heure de rendez-vous	États-Unis
Resend	Emails transactionnels	Email, contenu du message	États-Unis
Google	Synchronisation Google Calendar, si activée (section 6)	Titre pseudonymisé (initiales), lieu du cabinet, description du rendez-vous	États-Unis / UE
Expo	Notifications push et mises à jour de l'app	Identifiant d'appareil	États-Unis
Netlify	Diffusion du site et de l'app web	Journaux techniques, adresse IP	États-Unis / CDN
Stripe	Paiement des abonnements (données du compte psychologue uniquement)	Identité, email et adresse de facturation du·de la psychologue ; les données de carte sont traitées par Stripe et ne parviennent jamais à easyPsy	États-Unis / UE

Séances en visioconférence. Lorsque le·la psychologue choisit le lieu « Visio » pour un rendez-vous, easyPsy génère un lien de salle sur Jitsi Meet (service exploité par 8x8, Inc.). Le nom de la salle est un identifiant aléatoire qui ne contient aucune donnée personnelle, et le flux audio/vidéo de la séance s'établit directement entre les participant·e·s et Jitsi — il ne transite ni n'est enregistré par easyPsy. L'utilisation du lien par le·la patient·e vaut connexion directe au service Jitsi, dans les conditions de ce dernier ; aucun compte n'y est requis.

Cette liste est tenue à jour. Toute adjonction ou remplacement d'un sous-traitant est communiqué aux psychologues utilisateur·rices, conformément au contrat de sous-traitance.

9. Transferts hors Union européenne

Les données sont stockées dans l'Union européenne. Certains traitements ponctuels font toutefois intervenir des prestataires établis aux États-Unis, listés ci-dessus.

Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant par l'adhésion du prestataire au EU–U.S. Data Privacy Framework, et par des mesures techniques complémentaires : chiffrement en transit, minimisation des données transmises, et non-conservation côté prestataire lorsque l'option existe.

Concrètement, les rappels envoyés via Twilio ne comportent que le prénom du·de la patient·e et l'horaire du rendez-vous. L'option de « formulation discrète » permet en outre de supprimer toute mention de la profession et du nom du·de la praticien·ne, afin qu'aucune donnée de santé n'apparaisse sur l'écran verrouillé du téléphone.

10. Durée de conservation

Il faut distinguer deux durées, qui ne relèvent pas de la même responsabilité.

Obligation légale du·de la psychologue

La législation belge relative à la qualité de la pratique des soins de santé impose au·à la praticien·ne de conserver le dossier patient pendant une durée bien supérieure à celle d'un abonnement logiciel. Cette obligation lui incombe personnellement et ne dépend pas d'easyPsy.

Conservation technique par easyPsy

Tant que le compte est actif, les données sont conservées pour permettre le service. En fin d'abonnement payant (ou d'essai), rien n'est supprimé :

Le compte repasse automatiquement en formule gratuite : le·la psychologue conserve l'accès complet à ses dossiers existants (lecture et modification), à son agenda, à ses notes et à tous les exports (sauvegarde intégrale, dossiers individuels), sans limite de temps.
Seules les fonctionnalités des formules payantes se désactivent, ainsi que la création de nouveaux dossiers au-delà du plafond de la formule gratuite.
La réactivation d'un abonnement restaure l'accès complet — aucune donnée n'a bougé entre-temps.
La suppression des données n'intervient que sur demande explicite du·de la psychologue (suppression de compte), puis s'étend aux sauvegardes selon leur cycle de rotation.

Important. La suppression du compte easyPsy ne dispense pas le·la psychologue de son obligation légale de conservation du dossier patient. Il lui appartient de réaliser l'export avant de demander la suppression, et d'en assurer ensuite la conservation par ses propres moyens. C'est pourquoi les exports restent gratuits et sans limite, quelle que soit la formule.

11. Droits des personnes concernées

Psychologues utilisateur·rices : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition sur les données de leur compte, en écrivant à contact@easypsy.eu.

Patient·e·s : ces mêmes droits s'exercent auprès du·de la psychologue, seul·e responsable du traitement de leur dossier. Si une telle demande parvient directement à easyPsy, elle est transmise au·à la psychologue concerné·e, sans traitement de notre part.

Toute personne peut introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.

12. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Digital Mind Scomm. informe sans délai injustifié les psychologues concerné·e·s, en leur communiquant la nature de l'incident, les catégories de données touchées et les mesures prises. Il revient ensuite au·à la psychologue, en tant que responsable du traitement, de notifier l'APD lorsque les conditions de l'article 33 du RGPD sont réunies, et d'informer les patient·e·s si le risque est élevé.

Pour les données du compte psychologue, dont Digital Mind Scomm. est responsable, la notification à l'APD relève de notre société.

13. Cookies et stockage local

easyPsy n'utilise ni cookie publicitaire, ni traceur, ni outil de mesure d'audience tiers. Seuls sont employés les mécanismes techniques indispensables au fonctionnement :

Stockage du jeton de session, afin d'éviter une reconnexion à chaque ouverture
Préférences d'affichage : langue, thème clair ou sombre

Sur mobile, ces éléments sont conservés dans le stockage sécurisé du système d'exploitation.

14. Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. Toute modification substantielle — nouveau sous-traitant, nouvelle finalité, changement de localisation — est notifiée aux psychologues utilisateur·rices avant son entrée en vigueur.

15. Contact

Digital Mind Scomm. — Soignies, Belgique — BCE BE 1015.491.416
contact@easypsy.eu