Accord de traitement des données — article 28 RGPD
Version 1.4 — 8 septembre 2026
← easypsy.eu(« contrat de sous-traitance » au sens de l’art. 28 RGPD)
easyPsy — Digital Mind Scomm.
Le Responsable du traitement (ci-après « le·la Psychologue ») :
Le·la psychologue clinicien·ne signataire, agissant dans le cadre de son activité professionnelle, identifié·e par son numéro INAMI et les coordonnées renseignées lors de la création de son compte easyPsy.
Le Sous-traitant au sens de l’article 28 RGPD (ci-après « easyPsy ») :
Digital Mind Scomm., société en commandite, BCE BE 1015.491.416, dont le siège est établi à Soignies, Belgique — contact : contact@easypsy.eu — éditrice de l’application easyPsy.
Le présent contrat encadre le traitement de données à caractère personnel effectué par easyPsy pour le compte du·de la Psychologue, dans le cadre de la fourniture du service easyPsy — logiciel de gestion de cabinet destiné aux psychologues cliniciens conventionnés INAMI.
Il complète les conditions générales d’utilisation du service et prévaut sur celles-ci en cas de contradiction relative à la protection des données.
Le·la Psychologue détermine seul les finalités et les moyens du traitement des données de ses patient·e·s. easyPsy les traite exclusivement pour son compte et sur ses instructions.
easyPsy demeure responsable du traitement pour les données propres au compte du·de la Psychologue — identité, coordonnées, numéro INAMI, données de facturation du service (y compris le paiement de l’abonnement, traité par Stripe), journaux techniques —, traitement décrit dans la politique de confidentialité d’easyPsy et exclu du champ du présent contrat.
Le présent contrat prend effet à la création du compte et demeure en vigueur pendant toute la durée d’utilisation du service. Les obligations relatives à la confidentialité et au sort des données lui survivent.
easyPsy traite les données uniquement sur instruction documentée du·de la Psychologue, y compris en matière de transfert hors de l’Union européenne.
Constituent des instructions documentées :
Si easyPsy est tenu de procéder à un traitement en vertu du droit de l’Union ou du droit belge, il en informe le·la Psychologue avant traitement, sauf interdiction légale de le faire.
easyPsy informe immédiatement le·la Psychologue s’il estime qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou d’une autre disposition relative à la protection des données.
easyPsy veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à en respecter la confidentialité, par contrat ou en vertu d’une obligation légale.
L’accès aux données de patient·e·s par le personnel d’easyPsy est limité aux cas suivants, tous tracés :
easyPsy n’exploite ces données à aucune autre fin : ni analyse, ni statistique commerciale, ni amélioration de produit, ni entraînement de modèle d’intelligence artificielle.
easyPsy met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées décrites en Annexe 2, conformément à l’article 32 du RGPD, compte tenu de la nature particulièrement sensible des données de santé traitées.
Il s’engage à maintenir un niveau de sécurité au moins équivalent pendant toute la durée du contrat, et à informer le·la Psychologue de toute évolution substantielle de ces mesures.
Le·la Psychologue donne à easyPsy une autorisation générale de recourir aux sous-traitants ultérieurs listés en Annexe 3.
easyPsy informe le·la Psychologue de tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant ultérieur au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur du changement. Le·la Psychologue dispose de ce délai pour s’y opposer par écrit et pour motif légitime tenant à la protection des données. En cas d’opposition maintenue, il peut résilier le service sans frais et obtenir l’export intégral de ses données.
easyPsy impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent contrat. Il demeure pleinement responsable envers le·la Psychologue de l’exécution par ceux-ci de leurs obligations.
Les données sont hébergées dans l’Union européenne (Irlande).
Certains sous-traitants ultérieurs étant établis aux États-Unis, des transferts ponctuels ont lieu dans le cadre de traitements spécifiques identifiés en Annexe 3. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant par l’adhésion du prestataire au cadre de protection des données UE–États-Unis, ainsi que par des mesures techniques complémentaires : chiffrement en transit et minimisation des données transmises.
easyPsy assiste le·la Psychologue, dans la mesure du possible et compte tenu de la nature du traitement :
easyPsy notifie au·à la Psychologue toute violation de données susceptible d’affecter ses données, dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance.
La notification précise, dans la mesure des informations disponibles :
Il appartient au·à la Psychologue, en sa qualité de responsable du traitement, de notifier la violation à l’Autorité de protection des données lorsque les conditions de l’article 33 du RGPD sont réunies, et d’en informer les personnes concernées si le risque est élevé.
À la résiliation, quelle qu’en soit la cause, le·la Psychologue dispose d’un délai de 30 jours pour exporter l’intégralité de ses données au moyen de la fonction d’export intégrée, dans un format structuré et exploitable.
Au terme de ce délai, et sauf demande écrite de prolongation, easyPsy supprime les données des systèmes de production, puis des sauvegardes selon le cycle de rotation de celles-ci.
Attention. La suppression du compte easyPsy ne dispense pas le·la Psychologue de son obligation légale de conservation du dossier patient, laquelle s’impose à lui personnellement en vertu de la législation belge relative à la qualité de la pratique des soins de santé. Il lui appartient de procéder à l’export avant la fermeture du compte et d’assurer ensuite la conservation par ses propres moyens.
easyPsy met à la disposition du·de la Psychologue toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations de l’article 28.
Il permet la réalisation d’audits, y compris d’inspections, par le·la Psychologue ou un auditeur qu’il mandate. Ces audits sont annoncés avec un préavis raisonnable, limités à une fois par an sauf incident de sécurité, conduits pendant les heures ouvrables, et sans compromettre la confidentialité des données des autres utilisateurs du service.
Pour toute question relative au présent accord ou à la protection des données : contact@easypsy.eu (Digital Mind Scomm., Soignies). Ce point de contact reçoit également les notifications prévues aux articles 7 (opposition à un sous-traitant ultérieur) et 10 (violations).
Le présent contrat est régi par le droit belge. Tout litige relève de la compétence des tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Hainaut, sans préjudice des dispositions impératives applicables.
Nature et finalité. Hébergement et mise à disposition d’un logiciel de gestion de cabinet : tenue des dossiers patients, agenda et rendez-vous, notes de séance et synthèses de suivi, génération d’attestations INAMI et de bilans fonctionnels, rappels de rendez-vous, réservation en ligne, suivi des conventions, et génération d’un lien de visioconférence par rendez-vous lorsque le·la Psychologue choisit ce mode de consultation.
Durée. Durée d’utilisation du service, augmentée du délai d’export de 30 jours prévu à l’article 11.
Catégories de personnes concernées. Patient·e·s du·de la Psychologue, ainsi que, le cas échéant, les personnes prenant rendez-vous via la page de réservation publique.
Catégories de données.
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Identification | Nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national (NISS) |
| Coordonnées | Adresse, téléphone, email |
| Données de santé (art. 9) | Notes de séance, synthèses de suivi, bilans fonctionnels, motif de consultation |
| Administratives | Rendez-vous, présences, attestations, statut BIM, réseau de convention, lien de visioconférence du rendez-vous |
Opérations réalisées. Collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, consultation, modification, extraction, communication par transmission (rappels), effacement.
Chiffrement. Chiffrement en transit (TLS) sur l’ensemble des échanges. Chiffrement au repos de la base de données. Sur mobile, les jetons de session sont conservés dans le stockage sécurisé du système d’exploitation.
Contrôle d’accès.
Sécurité applicative.
Minimisation. Les rappels envoyés aux patient·e·s ne comportent que le prénom, l’horaire du rendez-vous et, le cas échéant, le lien de visioconférence — lien composé d’un identifiant aléatoire ne contenant aucune donnée personnelle. Une option de formulation discrète permet de supprimer toute mention de la profession et du nom du praticien, afin qu’aucune donnée de santé n’apparaisse sur un écran verrouillé.
Périmètre des appels d’IA. Les fonctions d’intelligence artificielle (facultatives et désactivées par défaut) se limitent à la reconnaissance du texte d’un document photographié par le·la Psychologue. easyPsy ne génère aucun texte clinique : les synthèses de suivi et les bilans fonctionnels sont rédigés par le·la Psychologue. En conséquence, aucune note de séance, aucune synthèse et aucun bilan ne sont transmis à un service d’intelligence artificielle ; seule l’image du document à lire est transmise, à l’exclusion du dossier.
Disponibilité et restauration. Sauvegardes automatiques par l’hébergeur. Fonction d’export intégrale à la main du·de la Psychologue, permettant une restitution autonome à tout moment.
Organisation. Accès du personnel limité et tracé (article 5). Journalisation des accès et des opérations sensibles.
| Prestataire | Rôle | Données transmises | Localisation |
|---|---|---|---|
| Supabase | Hébergement, base de données, authentification | Toutes | Irlande (UE) |
| Anthropic | Lecture de documents photographiés (reconnaissance de texte) | Image du document photographié (note manuscrite, fiche patient·e, vignette de mutuelle) | États-Unis |
| Twilio | Rappels SMS et WhatsApp | Prénom, téléphone, date et heure du rendez-vous | États-Unis |
| Resend | Emails transactionnels | Email, contenu du message | États-Unis |
| Synchronisation Google Calendar, si activée par le·la Psychologue | Rendez-vous | États-Unis / UE | |
| Expo | Notifications push, distribution des mises à jour | Identifiant d’appareil | États-Unis |
| Netlify | Diffusion du site et de l’application web | Journaux techniques, adresse IP | États-Unis / CDN |
Précisions.
Le recours à Anthropic n’intervient que sur action explicite du·de la Psychologue : prendre ou choisir la photo d’un document à transcrire. Les données transmises via l’API ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles.
Le recours à Google suppose l’activation volontaire de la synchronisation Google Calendar. En l’absence d’activation, aucune donnée n’est transmise à ce prestataire.
Les séances en visioconférence reposent sur le service tiers Jitsi Meet (meet.jit.si), auquel le·la Psychologue et son·sa patient·e se connectent directement : aucun contenu de séance ne transite par easyPsy ni par ses sous-traitants ultérieurs, et le lien généré ne contient aucune donnée personnelle. Jitsi Meet n’est donc pas un sous-traitant ultérieur au sens du présent contrat.
Stripe (paiement de l’abonnement du·de la Psychologue au service) traite des données dont Digital Mind Scomm. est responsable du traitement ; il ne figure pas en Annexe 3, qui ne couvre que les traitements opérés pour le compte du·de la Psychologue (article 2).
| Le·la Psychologue du traitement | easyPsy | |
|---|---|---|
| Nom | Digital Mind Scomm. | |
| Qualité | Psychologue clinicien·ne | Éditeur d’easyPsy |
| N° INAMI / BCE | BE 1015.491.416 | |
| Date | ||
| Signature |
Version 1.4 — 8 septembre 2026. Évolutions : double authentification (TOTP) proposée à chaque psychologue et exigée pour la console d’administration (Annexe 2). Historique : 1.3 (10/08/2026) — retrait de la génération de synthèses cliniques par IA — le recours à Anthropic se limite désormais à la lecture d’un document photographié, aucune note de séance ne quitte plus l’appareil vers un service d’IA (Annexes 2 et 3) ; 1.2 (07/08/2026) — retitrage en « Accord de traitement des données » (le fond art. 28 est inchangé), désignation des parties par « le·la Psychologue » et « easyPsy », point de contact (art. 13) ; 1.1 (05/08/2026) — visioconférence, statut de Stripe, pseudonymisation IA ; 1.0 (27/07/2026) — version initiale.